📊 FTE-Rechner – Vollzeitäquivalent berechnen
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FTE (Full-Time Equivalent) = Vollzeitäquivalent (VZÄ): rechnet Teilzeit- und Vollzeitkräfte auf fiktive Vollzeitstellen um. Standard für HR-Controlling, Budgetplanung und Förderanträge. Bis zu 8 Mitarbeiter gleichzeitig berechnen.
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| Name / Rolle (opt.) | Std./Woche | Wochen/Jahr | Brutto/Monat € (opt.) |
|---|---|---|---|
📊 FTE-Referenz: Typische Arbeitszeitmodelle
| Arbeitszeitmodell | Std./Woche | FTE (40h-Basis) | FTE (38,5h-Basis) | Jahresstunden brutto | Jahresstunden netto* |
|---|---|---|---|---|---|
| Vollzeit | 40h | 1,000 | 1,039 | 2.080h | ~1.720h |
| Teilzeit 80 % | 32h | 0,800 | 0,831 | 1.664h | ~1.376h |
| Teilzeit 75 % | 30h | 0,750 | 0,779 | 1.560h | ~1.290h |
| Teilzeit 60 % | 24h | 0,600 | 0,623 | 1.248h | ~1.032h |
| Teilzeit 50 % | 20h | 0,500 | 0,519 | 1.040h | ~860h |
| Minijob (538 €) | ca. 10h | 0,250 | 0,260 | 520h | ~430h |
| Werkstudent (26 Wo.) | 20h | 0,250 | 0,260 | 520h | ~430h |
| Praktikant (6 Monate) | 40h | 0,500 | 0,519 | 1.040h | ~860h |
*Nettostunden nach Abzug 30 Urlaubstage + Ø 12 Krankheitstage = ca. 42 Tage = 336h Abzug. Basis: 40h-Vollzeitwoche, 52 Wochen.
⚖️ Gesetzliche Schwellenwerte: Headcount — nicht FTE!
| Headcount | Regelung | Gesetz |
|---|---|---|
| Ab 1 MA | Sozialversicherungspflicht, Lohnsteueranmeldung, Arbeitsschutzgesetz | SGB IV, ArbSchG |
| Ab 5 MA | Kündigungsschutzgesetz gilt (allgemeiner Kündigungsschutz) | §23 KSchG |
| Ab 10 MA | Betriebsrat kann gewählt werden | §1 BetrVG |
| Ab 15 MA | Beschäftigungspflicht Schwerbehinderter beginnt | §71 SGB IX |
| Ab 20 MA | Schwerbehindertenquote 5 % (sonst Ausgleichsabgabe) | §154 SGB IX |
| Ab 50 MA | Wirtschaftsausschuss · Sozialpläne bei Betriebsänderungen | §106 BetrVG |
| Ab 250 MA | Mitbestimmungsgesetz: 1/3 Arbeitnehmer im Aufsichtsrat | DrittelbG |
| Ab 2.000 MA | Paritätische Mitbestimmung im Aufsichtsrat | MitbestG |
Teilzeitkräfte zählen im Headcount als volle Person — unabhängig vom FTE-Wert! Auch Minijobber und Werkstudenten zählen mit. Ausnahme: Auszubildende zählen nicht für §23 KSchG.
FTE — was ist das und wie rechnet man es aus?
FTE (Full-Time Equivalent) — auf Deutsch Vollzeitäquivalent — ist eine Maßeinheit die beschreibt, wie viel Arbeitskapazität einem Vollzeitbeschäftigten entspricht. Ein Vollzeitmitarbeiter mit 40h/Woche = 1,0 FTE. Zwei Teilzeitkräfte mit je 20h/Woche = ebenfalls 1,0 FTE. FTE macht unterschiedliche Beschäftigungsmodelle vergleichbar.
📐 Die vier FTE-Formeln
Einzel-FTE: Wochenstunden ÷ Vollzeit-Wochenstunden = FTE
Team-FTE: Summe aller Wochenstunden ÷ VZ-Wochenstunden = Gesamt-FTE
Jahresstunden brutto: Wochenstunden × 52 Wochen
Jahres-FTE: Jahresstunden ÷ 2.080 (= 40h × 52 Wochen)
Schritt-für-Schritt Rechenbeispiel: Team aus 6 Personen
| Mitarbeiter | Std./Woche | Wochen/Jahr | Jahresstunden | FTE |
|---|---|---|---|---|
| 3× Vollzeit (40h) | 3 × 40h = 120h | 52 | 6.240h | 3,000 |
| 2× Teilzeit 50 % (20h) | 2 × 20h = 40h | 52 | 2.080h | 1,000 |
| 1× Werkstudent (20h, 26 Wo.) | 20h | 26 | 520h | 0,250 |
| Gesamt | 8.840h | 4,250 FTE |
💡 Warum das wichtig ist
Headcount: 6 Personen — aber nur 4,25 FTE. Wer das verwechselt, überschätzt die verfügbare Kapazität um 41 %. Bei Projektplanung mit 6.000 Stunden Bedarf würden 6 „Köpfe“ theoretisch 12.480h liefern — real liefern 4,25 FTE netto nur ca. 7.310h (nach Urlaub und Krankheit). Das Projekt dauert also nicht 3 Monate sondern fast 5.
FTE-Bedarf für Projekte berechnen: Rückwärtsrechnung
Häufig ist die Frage umgekehrt: Wie viele FTE brauche ich um ein Projekt in einer bestimmten Zeit zu liefern? Die Formel lautet:
📐 Rückwärtsformel: Benötigte FTE
Benötigte FTE = Projektstunden gesamt ÷ (verfügbare Nettostunden pro FTE × Projektlaufzeit in Monaten ÷ 12)
Beispiel: 2.000 Projektstunden | Laufzeit 6 Monate | 1 FTE = 1.720 Nettostunden/Jahr
Nettostunden in 6 Monaten pro FTE: 1.720 ÷ 2 = 860h → Benötigte FTE: 2.000 ÷ 860 = 2,33 FTE → In der Praxis: 3 Teilzeitkräfte à 80 % oder 2 Vollzeitkräfte + 1 Teilzeit 50 %
| Projektvolumen | 3 Monate | 6 Monate | 12 Monate |
|---|---|---|---|
| 500 Stunden | 1,16 FTE | 0,58 FTE | 0,29 FTE |
| 1.000 Stunden | 2,33 FTE | 1,16 FTE | 0,58 FTE |
| 2.000 Stunden | 4,65 FTE | 2,33 FTE | 1,16 FTE |
| 5.000 Stunden | 11,6 FTE | 5,81 FTE | 2,91 FTE |
| 10.000 Stunden | 23,3 FTE | 11,6 FTE | 5,81 FTE |
Basis: 430 Netto-Arbeitsstunden pro FTE pro Quartal (nach Urlaub, Krankheit, Feiertagen).
Was kostet 1 FTE wirklich? Vollkostenrechnung
Viele Unternehmen rechnen nur mit dem Bruttogehalt. Die tatsächlichen Kosten pro FTE liegen deutlich höher — wegen Arbeitgeberanteilen, Overhead und Nebenkosten:
| Kostenkomponente | 3.000 € Brutto/Mo. | 4.500 € Brutto/Mo. | 6.500 € Brutto/Mo. |
|---|---|---|---|
| Bruttogehalt/Monat | 3.000 € | 4.500 € | 6.500 € |
| AG-Sozialabgaben (~21 %) | +630 € | +945 € | +1.260 € (ca. BBG) |
| Urlaubsgeld / Weihnachtsgeld | +250 €/Mo. (Ø) | +375 €/Mo. (Ø) | +542 €/Mo. (Ø) |
| Weiterbildung / Recruiting | +100 €/Mo. (Ø) | +150 €/Mo. (Ø) | +200 €/Mo. (Ø) |
| Arbeitsplatz-Overhead (Büro, IT, Tools) | +400 €/Mo. (Ø) | +400 €/Mo. (Ø) | +500 €/Mo. (Ø) |
| Vollkosten/Monat | ca. 4.380 € | ca. 6.370 € | ca. 9.002 € |
| Vollkosten/Jahr | ca. 52.560 € | ca. 76.440 € | ca. 108.024 € |
| Kosten pro Netto-Arbeitsstunde | ca. 30,6 €/h | ca. 44,4 €/h | ca. 62,8 €/h |
⚠️ Faustformel: Vollkosten = Bruttogehalt × 1,4 bis 1,7
Bei einem Bruttogehalt von 3.000 €/Monat sollte ein Unternehmen mit Vollkosten von 4.200–5.100 €/Monat planen. Die Spanne hängt vom Overhead-Anteil ab: Remote-Teams haben geringere Bürokosten, Außendienst hat höhere Fahrtkosten. Für Kalkulation von Projektpreisen oder Make-or-Buy-Entscheidungen ist die Vollkostenrechnung entscheidend — wer nur Bruttogehalt ansetzt, verliert systematisch Geld.
Revenue per FTE: Branchen-Benchmark
Der KPI „Umsatz pro Vollzeitäquivalent“ (Revenue per FTE) misst die Produktivität eines Unternehmens. Er variiert extrem je nach Branche und Geschäftsmodell:
| Branche | Revenue per FTE (Ø Deutschland) | Erklärung |
|---|---|---|
| Software / SaaS | 180.000–400.000 € | Skalierbarkeit ohne proportionale Personalkosten |
| Finanzdienstleistungen | 250.000–500.000 € | Hoher Kapital-Hebel, wenig Personal |
| Pharma / Medtech | 200.000–350.000 € | Hohe Margen, IP-getrieben |
| Maschinenbau / Automotive | 150.000–280.000 € | Exportstark, aber kapitalintensiv |
| Unternehmensberatung | 150.000–250.000 € | Billable-Hour-Modell |
| Einzelhandel | 80.000–150.000 € | Niedrige Margen, hoher Personalaufwand |
| Gastronomie / Hotellerie | 40.000–90.000 € | Sehr personalintensiv, niedrige Margen |
| Pflege / Sozialwesen | 35.000–60.000 € | Personalintensiv, keine Skalierung möglich |
💡 Wie nutzt du Revenue per FTE sinnvoll?
Revenue per FTE ist kein absoluter Wert sondern eine Trendmetrik. Wenn der Wert in deinem Unternehmen über drei Jahre sinkt, wächst das Personal schneller als der Umsatz — ein Frühwarnsignal. Steigt er, skaliert das Geschäftsmodell gut. Vergleiche immer innerhalb der gleichen Branche — ein SaaS-Unternehmen mit 100.000 € Revenue/FTE ist schwach, eine Pflegeeinrichtung mit 100.000 € Revenue/FTE ist stark.
FTE in der EU-KMU-Definition: Was ist JAE?
Die EU-Kommission verwendet in ihrer KMU-Definition (2003/361/EG) den Begriff Jahresarbeitseinheit (JAE) — das ist dasselbe wie FTE auf Jahresbasis.
| Unternehmensklasse | Jahresarbeitseinheiten (JAE) | Jahresumsatz | Bilanzsumme |
|---|---|---|---|
| Kleinstunternehmen | < 10 JAE | ≤ 2 Mio. € | ≤ 2 Mio. € |
| Kleinunternehmen | < 50 JAE | ≤ 10 Mio. € | ≤ 10 Mio. € |
| Mittleres Unternehmen | < 250 JAE | ≤ 50 Mio. € | ≤ 43 Mio. € |
| Großunternehmen | ≥ 250 JAE | > 50 Mio. € | > 43 Mio. € |
Diese Klassifizierung ist relevant für: EU-Förderanträge, KfW-Förderprogramme, BAFA-Zuschüsse, und bestimmte Steuervorteile. Ein Unternehmen mit 12 Mitarbeitern aber nur 9,5 JAE (wegen hohem Teilzeitanteil) gilt als Kleinstunternehmen und erhält bessere Förderkonditionen.
Häufige Fragen zu FTE und Vollzeitäquivalenten
Brutto: 40h × 52 Wochen = 2.080 Stunden. Abzüge: 30 Urlaubstage (240h) + Ø 12 Krankheitstage (96h) + ca. 10 Feiertage (80h) = 416h Abzug. Netto-Plankapazität: ca. 1.664 Stunden pro FTE und Jahr — das sind nur 80 % der Bruttokapazität. Für realistische Projektplanung immer mit Nettokapazität rechnen, sonst wird jedes Projekt zu 25 % unterschätzt.
Ja. Im Headcount für §23 KSchG zählen alle regelmäßig Beschäftigten als volle Person — unabhängig vom FTE-Wert. Ein Minijobber mit 10h/Woche zählt genauso wie ein Vollzeitmitarbeiter. Ausnahme: Auszubildende zählen nicht mit. Der FTE-Wert ist für gesetzliche Schwellenwerte (KSchG, BetrVG, MitbestG) grundsätzlich irrelevant — dort gilt immer der Headcount.
Headcount = Anzahl der Personen, egal wie viel sie arbeiten. Eine Teilzeitkraft zählt als 1. FTE = Summe der tatsächlichen Arbeitskapazität in Vollzeit-Äquivalenten. Zwei 50%-Kräfte = 1 FTE. Headcount ist relevant für gesetzliche Schwellenwerte (KSchG, BetrVG). FTE ist relevant für Kostenplanung, Kapazitätsplanung, KPIs und EU-Förderanträge. Unternehmen mit hohem Teilzeitanteil haben oft deutlich mehr Headcount als FTE — das ist keine schlechte Führungskennzahl, sondern ein rein rechnerischer Unterschied.
Für Saisonbeschäftigte wird die tatsächliche Beschäftigungsdauer berücksichtigt. Formel: (Wochenstunden × Beschäftigungswochen) ÷ 2.080 = Jahres-FTE. Beispiel: 40h/Woche × 20 Wochen Saison = 800 Jahresstunden ÷ 2.080 = 0,385 FTE. Für EU-KMU-Definition (JAE) ist die Berechnung gleich — maßgeblich ist das Jahresdurchschnitts-FTE.
Ausschließlich mit Jahresarbeitseinheiten (JAE) = FTE. Ein Unternehmen mit 14 Mitarbeitern davon 6 in Teilzeit 50 % hat einen Headcount von 14, aber nur 14 − 6×0,5 = 11 JAE und gilt damit als Kleinstunternehmen (unter 10 JAE knapp verfehlt) oder Kleinunternehmen. Das kann über Millionen Euro an Fördergeldern entscheiden. Quelle: EU-Empfehlung 2003/361/EG, angewendet durch KfW, BAFA und alle EU-Strukturfonds.
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Quellen: EU-Empfehlung 2003/361/EG (KMU-Definition); §23 KSchG; §1 BetrVG; §71 SGB IX; §154 SGB IX; DrittelbG; MitbestG. Revenue-per-FTE-Benchmarks: Statista Branchenreport 2024, Bundesbank Unternehmensstatistik. Vollkostenrichtwerte auf Basis Bundessozialgesetz und Arbeitgeberverbands-Empfehlungen. Alle Angaben ohne Gewähr.
Vertrauen Sie unserer Expertise
Daniel Niedermayer
Geschäftsführer
Zuletzt geprüft am: 21. Januar 2026
Quellen
Methodik
FTE = Wochenstunden ÷ VZ-Wochenstunden. Jahres-FTE = Jahresstunden ÷ (VZ-Wochenstunden × 52). Team-FTE = Summe aller Jahresstunden ÷ VZ-Jahresstunden. Personalkosten = FTE × Jahreskosten × AG-Faktor. Bruttokapazität ohne Urlaubsabzug.
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Ohne Gewähr. Schwellenwerte beziehen sich auf Headcount, nicht FTE. Keine Rechtsberatung.